सरकारी अभिलेखको दुर्दशा

सरकारी अभिलेखको आधुनिकीकरण र संरक्षण यतिबेला सरकारका लागि चुनौतीपूर्ण बनेको छ । सम्पूर्ण कर्मचारी, शिक्षक आदिको विवरण राखिने किताबखाना, मालपोत कार्यालय तथा सर्वोच्चलगायत देशभरका अदालतमा महत्वपूर्ण कागजातको व्यवस्थापन सही ढंगले हुन सकिरहेको छैन । यो गम्भीर चिन्ताको विषय हो ।

सुरक्षित तरिकाले राखिनुपर्ने कागजातको उचित व्यवस्थापन नहुँदा त्यसकै कारण सेवाप्रवाह प्रभावित भइरहेको छ । राज्यको ठूलो मेहनत र खर्चमा संकलन गरिएका विवरण महत्वपूर्ण सम्पत्ति हुन् । यस्ता अभिलेखको संरक्षण आवश्यक छ । यसका लागि कानुन र नीतिनियममा भएका अड्चन फुकाउँदै संरक्षणमा सरकार केन्द्रित हुनुपर्छ ।

सरकारी कर्मचारी तथा नागरिकका व्यक्तिगत विवरण, राज्य, संस्था, नागरिकको सम्पत्ति, वस्तु तथा जग्गा किनबेचको विवरणको आधारमै राज्यले विकास-पूर्वाधारमा लगानी गर्ने र ठूला योजना बनाउने गर्छ । त्यसो हुँदा ती विवरण भनेको र चाहिएको बेला प्राप्त हुनेगरी व्यवस्थापन गर्नु अत्यावश्यक छ । लिखित कागजातलाई मात्रै नेपालको कानुनले प्रमाण मान्छ । त्यसो हुँदा आजको ‘स्मार्ट युग’ मा पनि उही परम्परागत थैलो, पोका र दराजमा कागजात थन्क्याउने क्रम जारी छ । महत्वपूर्ण भौतिक अभिलेखलाई त्यसरी राख्दा धमिरा र मुसाले नास गर्ने डर त छँदैछ, निहित उद्देश्यबाट प्रेरित भई कोही कसैले त्यस्ता प्रमाणरूपी कागजात नष्ट गर्नसक्ने सम्भावना पनि रहन्छ ।

तसर्थ महाभूकम्पका कारण समेत महत्वपूर्ण कागजात क्षति भएको अवस्थामा बाँकी सुरक्षित कागजातलाई तत्काल जोगाउन पहल गर्नुपर्छ । त्यसमाथि पोकापन्तुराले ठाउँ त ओगटेको छ नै, कार्यालयको शोभासमेत बिगारेको छ । सामान्य सरकारी कार्यालयसमेत निजीनिवास र घर भाडामा लिई सञ्चालन गर्नु परेको अवस्थामा दराज, पोका र पन्तुरा राख्नकै लागि अरू थप निजी घरमाथि भाडा तिर्नु राज्यमाथि थप व्यय हो । निजामती किताबखानाका १५ सय फाइल पुनः अभिलेख गर्नमात्रै एक वर्ष लागेको सन्दर्भमा यस्ता कागजात केही गरी हराए वा नष्ट भए फेरि राज्यको लगानी अकारण खर्च हुन सक्नेबारे सरकार समयमै गम्भीर हुनुपर्छ ।

भण्डारण गरेर राखिएका ‘भौतिक विवरण’ मध्ये कतिपय नष्ट गर्न मिल्ने खालका भए पनि अहिलेसम्म नधुलाई राखिएको छ । सर्वाेच्च अदालतले केही कागजपत्र धुलाउने गरे पनि अन्य कार्यालयले अहिलेसम्म त्यस्ता कागजपत्र थुपार्ने काम मात्रै गरिरहेका छन् । पेन्सन हकवालाको मृत्यु भएपछि मृतक पूर्वकर्मचारीसम्बन्धी सबै विवरण धुल्याउँदा हुन्छ । कागजात धुल्याउनेसम्बन्धी कानुन पनि छ, तर कुन कागज धुल्याउने र कुन नधुल्याउने भन्ने झन्झट र त्यसमा कार्यालय प्रमुखहरूले जोखिम मोल्न नचाहने प्रवृत्तिका कारण पनि अनावश्यक कागजातले सरकारी दराज र पोकाको ठाउँ ओगटिरहेका हुन् । त्यसमाथि प्रत्येक वर्ष थपिने कर्मचारी विवरणले अहिले उपलब्ध स्थानलाई खुम्च्याइरहेको छ ।

सरकारी कागजातको अभिलेखमा आधुनिक प्रविधि प्रयोग हुन थालेको भए पनि पोका हटाएर कार्यालय चुस्त र व्यवस्थित पार्न त्यसले सहयोग गरेको छैन । कम्युटरमा राखिने रेकर्डलाई मात्रै ‘रेकर्ड’ नमानिने कारण पनि कागजलाई नै अभिलेख गर्नुपर्ने बाध्यता सरकारी कार्यालयमा छ । बेलाबेला प्रविधिमा समेत समस्या आउने गर्छ ।

अहिले पनि कम्युटरको अभिलेखले कागजी फाइललाई विस्थापन गर्न कानुनीरूपमै समस्या छ । ‘कागजात धुलाउने नियम २०२७’ लाई परिमार्जन गरी प्रविधिअनुकूल नबनाएसम्म सरकारी अभिलेखालयमा विद्यमान यो समस्याको हल हुने देखिन्न । धेरै पुराना र राष्ट्रिय महत्वका कागजपत्रको दायित्व पुरातत्व विभागको हो भने अन्य समकालीन महत्वका कागजातको जिम्मा सम्बन्धित कार्यालयको हुन्छ । यस्तो गम्भीर विषयको व्यवस्थापनतर्फ सरकारको समयमै ध्यान जाओस् ।